Saat ini hampir seluruh administrasi perkantoran banyak yang berpindah ke “cloud”, hal ini berdampak pada penggunaan tanda tangan elektronik atau digital signature menjadi semakin penting. Namun, meski secara umum teknologi ini telah diakui secara hukum di Indonesia, tidak berarti semua penggunaan otomatis sah, loh. Berikut beberapa langkah praktis yang dapat Anda lakukan agar digital signature Anda benar-benar memiliki kekuatan hukum.
Mengapa Legalitas Digital Signature Itu Penting?
Banyak orang mengira bahwa tanda tangan digital otomatis memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah di atas kertas. Padahal, dalam praktiknya tidak sesederhana itu.
Legalitas digital signature sangat penting karena menyangkut keabsahan dokumen, perlindungan hukum, dan tanggung jawab para pihak yang menandatangani. Tanpa memenuhi standar hukum yang berlaku, tanda tangan digital Anda bisa dianggap tidak sah di pengadilan bahkan berisiko menimbulkan kerugian finansial maupun reputasi.
Oleh karena itu, memahami dasar hukum dan memilih penyedia layanan yang terpercaya menjadi langkah pertama agar tanda tangan digital Anda diakui secara sah. Yuk, simak langkah-langkahnya!
1. Pahami Landasan Hukumnya
Di Indonesia, pengakuan terhadap tanda tangan elektronik tercantum dalam Undang‑Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (“UU ITE”) bersama sejumlah peraturan pelaksanaannya.
Misalnya, Pasal 11 ayat (1) UU ITE menegaskan bahwa dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum apabila memenuhi persyaratan tertentu. Selain itu, ada regulasi tambahan seperti Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (“PP 71/2019”).
Hal ini penting karena tanpa landasan hukum, penggunaan digital signature bisa saja diragukan ketika terjadi sengketa.
2. Pastikan Persyaratan Sahnya Terpenuhi
Menurut regulasi, agar tanda tangan elektronik dianggap sah dan mempunyai akibat hukum yang mengikat, minimal harus memenuhi beberapa syarat berikut:
- Data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penandatangan.
- Saat proses penandatanganan, data itu hanya berada di bawah kuasa penandatangan.
- Setiap perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui.
- Setiap perubahan terhadap informasi elektronik terkait bisa diketahui.
- Ada metode tertentu yang digunakan untuk mengidentifikasi siapa penandatangan.
- Ada metode yang menunjukkan bahwa penandatangan telah memberi persetujuan terhadap informasi elektronik yang dimaksud.
Dengan kata lain: jika Anda menggunakan platform digital signature, pastikan bahwa platform tersebut menyediakan fitur-fitur yang memungkinkan identifikasi, kontrol, dan pelacakan perubahan.
3. Gunakan Penyelenggara Jasa Sertifikasi yang Terdaftar
Untuk transaksi dengan risiko tinggi misalnya kontrak besar, transaksi keuangan, atau dokumen penting, regulasi menetapkan bahwa tanda tangan elektronik yang tersertifikasi menjadi pilihan yang lebih kuat. Artinya, penyedia jasa digital signature harus punya sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik di Indonesia dan terdaftar secara resmi.
Contoh: Privy.id (oleh PT Privy Identitas Digital) merupakan salah satu penyedia layanan identitas dan tanda tangan digital terkemuka di Indonesia. Berikut beberapa poin pentingnya:
- Diakui sebagai PSrE yang terinduk ke Kementerian Komunikasi dan Digital
- Menggunakan teknologi verifikasi identitas yang kuat, termasuk verifikasi biometrik dan integrasi dengan database DUKCAPIL.
- Mengantongi sertifikasi keamanan informasi seperti ISO/IEC 27001.
- Telah dipakai oleh lebih dari 150.000 perusahaan serta jutaan dokumen digital telah diproses.
- Kasus nyata: penggunaan identitas digital PrivyID untuk pemilihan i-voting oleh Ikatan Notaris Indonesia (INI) yang menunjukkan tingkat kepercayaan pada layanan ini.
Dengan memakai layanan seperti PrivyID, Anda dapat lebih percaya bahwa mekanisme identifikasi dan audit trail sudah sesuai standar, sehingga membantu mempersiapkan dokumen yang “legalistasinya” lebih kuat.
4. Simpan Bukti dan Dokumentasi Proses Secara Rapi
Dalam praktiknya ketika terjadi sengketa maka bukti digital menjadi krusial. Pastikan Anda menyimpan:
- Log aktivitas penandatanganan (waktu, IP, identitas).
- Informasi sistem digital signature (software, versi, audit trail).
- Salinan dokumen elektronik yang sudah ditandatangani, beserta versi sebelum dan sesudah (jika memungkinkan).
- Bukti bahwa penyedia layanan adalah penyelenggara sertifikasi yang sah (jika menggunakan yang tersertifikasi).
Dengan bukti-bukti tersebut, ketika ada pihak yang mengklaim “Saya tidak tanda tangan” atau “Dokumen diubah”, Anda bisa menunjuk jejak digital yang mendukung keabsahan Anda.
5. Evaluasi Risiko dan Jenis Dokumen yang Anda Tangani
Tidak semua dokumen memiliki risiko dan implikasi yang sama. Untuk dokumen informal, misalnya persetujuan internal antar karyawan atau tanda tangan sederhana, mungkin penggunaan digital signature yang standar sudah cukup.
Namun untuk dokumen seperti: kontrak besar dengan pihak ketiga, transaksi keuangan, akta notarial digital, maka Anda perlu tingkat yang lebih tinggi: penyedia tersertifikasi, audit keamanan, dan monitoring.
Dapat dikatakan semakin serius risiko dari dokumen tersebut, semakin besar perhatian Anda harus pada aspek legal-teknis digital signature.
6. Waspadai “Tidak Semua Tanda Tangan Elektronik Sah Secara Otomatis”
Pihak Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) menegaskan bahwa tidak semua digital signature punya kekuatan hukum yang sama, bila persyaratan tidak terpenuhi, maka kekuatan hukumnya bisa diragukan. Bisnis Teknologi Ini artinya: Anda tidak bisa asal pakai platform tanpa memastikan mekanisme identifikasi, integritas dan sertifikasi.
7. Rutin Lakukan Audit dan Update Sistem Anda
Karena teknologi terus berkembang termasuk metode tanda tangan digital, enkripsi, identifikasi biometrik maka penting untuk secara berkala mengecek:
- Apakah penyedia layanan Anda masih memenuhi standar?
- Apakah audit keamanan dilakukan?
- Apakah regulasi baru telah muncul yang mempengaruhi penggunaan tanda tangan digital? (Contoh: revisi UU ITE yang disahkan akhir 2023)
Dengan langkah ini, Anda meminimalisir risiko bahwa suatu saat dokumen digital Anda dinyatakan “tidak sah” hanya karena perubahan regulasi atau standar yang sudah ketinggalan.
Yuk, Pastikan Digital Signature Anda Sah Secara Hukum!
Menggunakan digital signature memang sangat membantu: lebih cepat, efisien, ramah lingkungan, dan mampu mendukung mobilitas kerja yang tinggi. Namun, kuncinya agar penggunaan itu benar-benar “diakui secara hukum” adalah dengan memastikan bahwa syarat-syarat legal dan teknisnya terpenuhi.
Mulai dari memahami regulasi, memilih penyedia yang teregulasi seperti PrivyID hingga menyimpan dokumentasi proses dengan rapi. Dengan demikian, Anda bisa menggunakan digital signature dengan keyakinan bahwa dokumen elektronik Anda punya kekuatan serupa dengan tanda tangan basah di mata hukum.